『購買発注』画面を開くには、メインメニューの「購買管理→購買発注」をクリックします。『購買発注』画面の「仕入先」項目にカーソルを置き、Tabキーを押して、既に定義済みの取引先マスタ (4．4参照)から仕入先を選択します。仕入先を選択すると、仕入先マスタに定義されている名称や取引先担当者などが、自動的に『購買発注』画面に入力されます。
「転記日付」、「伝票日付」にはシステム日付が初期値として自動入力されます。これらの日付はマニュアルで変更可能です。「出荷日付」には、商品を入荷する日付、つまり後続の購買入庫伝票を登録すべき日付をマニュアル入力します。
また、「番号」項目で伝票シリーズを選択します。伝票シリーズは『伝票採番』で事前に定義します(2．11参照)。選択した伝票シリーズによって、伝票番号が自動採番されます。
また、「仕入先」を選択すると、『ロジスティクス』タブの「出荷先」項目に『会社情報』／『一般』タブ(2．2 (1)参照)に定義された住所が、「支払先」項目に仕入先マスタの『住所』タブ(4．4 (3)参照)に定義された支払先住所が自動的に入力されます。仕入先マスタに複数の支払先住所が定義されている場合、伝票上で選択することができます。
「支払先」には、支払先住所だけでなく、支払先の取引銀行も選択することができます。
「仕入先」及び伝票シリーズを選択したら、明細の「アイテムコード」項目で既に定義済みのアイテム(5．3参照)を一覧から選択します。このとき「単価」項目には『取引先マスタ』／『支払条件』タブに設定された価格表 (5．4参照)が参照され、価格表に定義されたアイテムの価格が初期値として自動的に入力されます。
また、「数量」項目は初期状態で"1"が入力されていますので、必要に応じてマニュアルで数量を変更します。
「倉庫」項目には、アイテムマスタに設定されたデフォルト倉庫 (5．3 (4)参照)が、初期値として入力されます。
これらの初期値は、伝票上でマニュアル変更可能です。
「アイテムコード」を選択すると、「税コード」項目に自動的に税コード（3．3参照）が初期値として選択され、フッタ情報領域の「税額」項目に消費税額が入力されます。この「税コード」項目は、『取引先マスタ』／『会計』タブの「税グループ」項目(4．4 (6)参照)、もしくは『アイテムマスタ』／『購買データ』タブの「税グループ」項目(5．3 (2)参照)に設定された税コードが初期値となります。『取引先マスタ』と『アイテムマスタ』で設定している税コードが異なる場合、『アイテムマスタ』に設定されている税コードが優先されます。
入力内容を確認後、問題がなければ「追加」ボタンをクリックし、購買発注伝票の追加を行います。この際、購買発注段階では会計上の取引は発生しませんので、自動仕訳はおこりません。
追加済みの購買発注伝票は、検索モードによって検索、参照することができます。『購買発注』画面を開くと、初期状態で追加モードになっているので、メニューバーの「データ→検索」を選択して検索モードに切り替えます。このほか、メニューバーの「データ→先頭レコードへ」、「データ→次へ」、「データ→前へ」、「データ→最終レコードへ」を選択することによって、追加済みの伝票にジャンプすることができます(1．7 （2）参照)。
SAP Business Oneでは、購買管理モジュールと在庫モジュールが標準機能で連携しています。そのため、購買発注伝票によってアイテムの在庫ステータスは、「オーダー済」が増加し、「利用可能」数量もそれに伴い増加します。 (7．1参照)。
これらの内容は、『アイテムマスタ』／『在庫データ』タブで確認することができます。『アイテムマスタ』画面を開くには、メインメニューの「在庫→アイテムマスタ」をクリックします。
