『購買入庫』画面を開くには、メインメニューの「購買管理→購買入庫」をクリックします。『購買入庫』画面の「仕入先」項目にカーソルを置き、Tabキーを押して、既に定義済みの取引先マスタ (4．4参照)から仕入先を選択します。仕入先を選択すると、仕入先マスタに定義されている名称や取引先担当者などが、自動的に『購買入庫』画面に入力されます。
「転記日付」、「期日」、「伝票日付」には、システム日付が初期値として自動入力されます。
また、「番号」項目で伝票シリーズを選択します。伝票シリーズは『伝票採番』で事前に定義します(2．11参照)。選択した伝票シリーズによって伝票番号が自動採番されます。
「仕入先」を選択したら、次に『明細』タブでアイテムの選択を行いますが、既に購買発注伝票を入力済みの場合、コピー機能により購買発注伝票と同じ内容を入力することができます。
「コピー元→購買発注」ボタンをクリックすると、「仕入先」項目で選択された仕入先に対して入力された購買発注伝票の一覧が表示されますので、その一覧から対象の伝票データを選択します。ただし、既に他の伝票によって参照されている購買発注伝票は一覧に表示されません。
入力内容を確認後、問題がなければ「追加」ボタンをクリックし、購買入庫伝票の追加を行います。購買入庫伝票を追加すると会計上の取引が発生しますので、自動仕訳がおこります。購買入庫伝票を追加すると、以下の仕訳がおこります。
仕訳の勘定科目コードは、『アイテムマスタ』画面／『在庫データ』タブに設定されている勘定科目コードが使用されます(5．3 (4)参照)。
追加済みの購買入庫伝票は、検索モードによって検索、参照することができます。検索、移動の仕方は購買発注伝票と同様です。
また、購買発注伝票を参照して購買入庫伝票を入力した場合、『購買入庫』画面から参照元の購買発注伝票を照会することができます。参照元の伝票を照会するには、メニューバーの「ジャンプ→転記元伝票」を選択します。逆に『購買発注』画面から、メニューバーの「ジャンプ→転記先伝票」を選択することにより、購買入庫伝票を照会することができます。
購買入庫の追加による自動仕訳は、『購買入庫』画面／『会計』タブの「仕訳帳注釈」項目から照会できます。
購買入庫伝票の追加によって発生する仕訳の、在庫勘定の「借方」金額がアイテム簿価金額のベースとなります。アイテムの評価方法が移動平均または標準原価に設定されている場合は、『アイテムマスタ』画面／『在庫データ』タブの「簿価」にアイテム一つ当たりの簿価が表示されます。販売管理の出荷/納入伝票追加時に計上される売上原価は、この「簿価」の金額です(6．4参照)。
SAP Business Oneでは、購買管理モジュールと在庫モジュールが標準機能で連携しています。そのため、購買発注伝票によって「オーダー済」のステータスになっていたアイテムが、購買入庫伝票を入力することにより入庫済みになります。結果としてアイテムの在庫ステータスは、「オーダー済」が減少し、「在庫」が増加します。なお、「利用可能」数量には変更はありません(7．1参照)。
これらの内容は、『アイテムマスタ』／『在庫データ』タブで確認することができます。『アイテムマスタ』画面を開くには、メインメニューの「在庫→アイテムマスタ」をクリックします。
