『購買返品』画面を開くには、メインメニューの「購買管理→購買返品」をクリックします。『購買返品』画面の「仕入先」項目にカーソルを置き、Tabキーを押して、既に定義済みの取引先マスタ (4．4参照)から仕入先を選択します。仕入先を選択すると、仕入先マスタに定義されている名称や取引先担当者などが、自動的に『購買返品』画面に入力されます。
「転記日付」、「期日」、「伝票日付」にはシステム日付が初期値として自動入力されます。
また、「番号」項目で伝票シリーズを選択します。伝票シリーズは『伝票採番』で事前に定義します(2．11参照)。選択した伝票シリーズによって伝票番号が自動採番されます。
購買返品伝票は通常、既に入庫済みのアイテムに対して作成します。つまり、入力済みの購買入庫伝票をコピー機能によって参照して入力します。
「コピー元→購買入庫」ボタンをクリックすると、「仕入先」項目で選択された仕入先に対して、入力された購買入庫伝票の一覧が表示されますので、その一覧から対象の伝票データを選択します。ただし、既に他の伝票によって参照されている購買入庫伝票は、一覧に表示されません。購買請求書まで入力している場合は、後述する購買クレジットメモを用いて、取り消し処理を行います。
入力内容を確認後、問題がなければ「追加」ボタンをクリックし、購買返品伝票の追加を行います。購買返品伝票を追加すると会計上の取引が発生しますので、自動仕訳がおこります。購買返品伝票を追加すると、以下の仕訳がおこります。
仕訳の勘定科目コードは、『アイテムマスタ』画面／『在庫データ』タブに設定されている勘定科目コードが使用されます(5．3 (4)参照)。
購買返品伝票の追加による自動仕訳は、『購買返品』画面／『会計』タブの「仕訳帳注釈」項目から照会することができます。
SAP Business Oneでは、購買管理モジュールと在庫モジュールが標準機能で連携しています。購買返品伝票を入力することにより入庫済みのアイテムがなくなりますので、結果としてアイテムの在庫ステータスは、「在庫」が減少します (7．1参照)。また、「利用可能」数量も減少します。これらの内容は、『アイテムマスタ』／『在庫データ』タブで確認することができます。『アイテムマスタ』画面を開くには、メインメニューの「在庫→アイテムマスタ」をクリックします。
