購買予約請求書は、在庫の入庫を行う前に、買掛金を計上するものです。
『購買予約請求書』画面を開くには、メインメニューの「購買管理→購買予約請求書」をクリックします。『購買予約請求書』画面の「仕入先」項目にカーソルを置き、Tabキーを押して、既に定義済みの取引先マスタ (4．4参照)から仕入先を選択します。仕入先を選択すると、仕入先マスタに定義されている名称や取引先担当者などが自動的に『購買予約請求書』画面に入力されます。
「転記日付」、「伝票日付」にはシステム日付が初期値として自動入力されます。
『購買請求書』画面と同様、『購買予約請求書』の「期日」項目の初期値は『取引先マスタ』画面／『支払条件』タブの「支払条件」項目に設定されている『支払条件－定義』によって決まります。『支払条件-定義』画面を開くには、メインメニューの「管理→定義→取引先→支払条件」をクリックします。
また、「番号」項目で伝票シリーズを選択します。伝票シリーズは『伝票採番』で事前に定義します(2．11参照)。選択した伝票シリーズによって伝票番号が自動採番されます。なお、購買予約請求書の伝票シリーズは購買請求書の伝票シリーズと同じものを使用しています。
「仕入先」を選択したら、次に『明細』タブでアイテムの選択を行いますが、既に購買発注伝票を入力済みの場合、コピー機能により購買発注伝票と同じ内容を入力することができます。
「コピー元→購買発注」ボタンをクリックすると、「仕入先」項目で選択された仕入先に対して入力された購買発注伝票の一覧が表示されますので、その一覧から対象の伝票データを選択します。ただし、既に他の伝票によって参照されている購買発注伝票は、一覧に表示されません。
入力内容を確認後、問題がなければ「追加」ボタンをクリックし、購買予約請求書伝票の追加を行います。購買予約請求書伝票を追加すると会計上の取引が発生しますので、自動仕訳がおこります。購買予約請求書伝票を追加すると、以下の仕訳がおこります。
購買予約請求書を入力すると、債務勘定の相手勘定は積送中在庫勘定という未着品の意味をもつ勘定科目になります。仕訳の勘定科目コードは、『アイテムマスタ』画面／『在庫データ』タブに設定されている勘定科目コード(5．3 (4)参照)及び『取引先マスタ』画面／『会計』タブの「債務」項目に設定されている勘定科目コード(4．4 (6)参照)が使用されます。
購買予約請求書伝票の追加による自動仕訳は、『購買予約請求書』画面／『会計』タブの「仕訳帳注釈」項目から照会することができます。
購買予約請求書は、買掛金を計上しますが、アイテムの入庫は行いません。入庫を行うためには、購買予約請求書を参照して購買入庫伝票を入力します。
