あらゆる必要な作業、日常的なタスク、プロセスに対する時間的ストレスや負担が軽減されるだけでなく、自動化により肉体的及び精神的リソースも軽減されます。結局、自動請求書支払い、自動芝生スプリンクラー、さらには自動食器洗浄機がなかった、不便な時代に戻りたいなどという人はいないのです。幸いなことに、これと同じシンプルさと、その結果として生じる人的エラーのリスク低減を、ファイル転送の自動化を通じて組織のデータ交換に適用することができます。

組織内外のビジネスクリティカルな情報の流れの側面を自動化することで、繰り返しのタスクや時間のかかるタスクを削除してワークフローの機能を強化し、全体的な生産性を向上させ、従業員が優先度の高い取り組みに集中することができます。

ファイル転送の自動化により何を簡素化できるのか？

ファイル転送を自動化すると、次のようなあらゆるタスクが効率化され、透明性が高くなります。

• バッチまたは複数のファイル転送を一度に実行する場合と、各受信者にファイルを個別に手動でエクスポートをする場合の比較
• すべてのファイル転送アクティビティに報告するためのコンプライアンス要件を満たすのに役立つ詳細な監査レポートを作成する。
• 受信者が知る前にファイル転送が意図した通りに行われなかった場合にユーザーに警告する。
• 手動介入なしでトリガーされたイベントが発生するようにワークフローを自動化する。
• ファイルを暗号化し、機密データを保管中も移動中も確実に保護する。
• ファイルを取得し、共有フォルダから連携を可能にする。

ファイル転送を自動化する理由

第一に、ファイル転送のプロセス全体を大幅に高速化できます。複数の受信者にファイルを手動で送信すると、他の重要なタスクに時間が割けなくなってしまう可能性があり、人的ミスのリスクへも影響を及ぼします。自動化することで、誰でも簡単にファイルを送ることができるようになります。また、機密ファイルを間違った人に送信したり、暗号化されていない間違ったファイルを添付して適切な人に送信したりするなど、ファイル転送に関する反復的なタスクに伴うリスクをも軽減することができます。

ビジネスが成長するにつれて、あるいはエンタープライズレベルで運営されているビジネスの場合、ファイル転送を手動で処理すると、プロセス全体のスケーラビリティに影響を及ぼす可能性があります。ビジネスクリティカルな情報の交換に関するタスクの増加にしたがい、それらのファイルを保護し、ファイル転送プロセスを合理化するための自動化された安全なファイル転送プロセスが導入されていないと、ファイルの脆弱性が急激に増大する恐れがあります。

また、コストはほとんどのビジネスプロセスにおいて重要な要素であるため、労働力の削減が合理的な場合には自動化ソフトウェアの追加を検討する必要があります。

ワークフローの自動化

管理されたファイル転送(MFT)ソリューションを使用して高度なワークフローを設定すると、生産性、精度、コンプライアンスに対するこれらの障害を軽減できます。例えば、各営業日の終わりの詳細な在庫リストを取引先に送信する必要がある場合、指定したフォルダまたはディレクトリからそれらのファイルを自動的に送信するワークフローを確立できます。

このような繰り返し可能な日常的なタスクはどれも、手動入力なしでスケジュールを設定できるため、チームは他の優先事項に集中できるようになります。

どのようなファイル転送タスクを自動化できるか？

FortraのGoAnywhere MFTなどの管理されたファイル転送(MFT)ソリューションを使用すると、ルーチンタスクとアドホックタスクの両方を安全に自動化できます。一例として、各営業日の終わりに詳細な在庫リストを取引先に定期的に送信する必要がある場合が挙げられます。GoAnywhereを使用すると、指定したフォルダまたはディレクトリからこれらのファイルを毎日自動的に送信するワークフローを確立できます。このような繰り返し可能なタスクはいずれも、手動入力なしでワークフロー内で無制限のトリガーを使用してスケジュールを設定できるため、チームは他の優先事項に集中できるようになります。

また、アドホックなファイル転送や頻度の低いファイルも自動化できます。AdvancedWorkflowを使用すると、例えば、自動車保険請求ファイルが特定のディレクトリに追加されるとすぐに暗号化する偶数トリガーを設定し、その更新されたファイルを遅滞なく処理して送信できます。

GoAnywhere MFTがファイル転送の自動化にどのように役立つか

GoAnywhereは、柔軟性と安全性を備えたセキュアFTP(SFTP)自動化ソフトウェアソリューションです。業界標準のファイル転送プロトコルをサポートし、強力な暗号化テクノロジーを利用し、堅牢な監査とレポート作成により組織がコンプライアンス要件を満たすのを支援します。

• 時間の節約
暗号化、ファイル配信、さらにはGoAnywhereが他のアプリケーションとやり取りする方法も自動化できます。チーム向けのダッシュボードスタイルのインターフェースを介して、時間のかかる転送プロセスを簡単に省略できます。

• 希望日時でプロジェクトを実行するようにスケジュールを設定
プロジェクトや転送の実行を待つ代わりに、GoAnywhereの組み込みスケジュールとカスタムカレンダーを使用して、時間ごと、毎日、毎週など好きな方法で実行するように事前にスケジュールすることができます。

• 複数ステップのワークフローを定義