販売管理、在庫管理、会計など、複数のシステムを長期間使っていると、同じ取引先に異なるコードが付いていることがあります。

一方のシステムには登録されているものの、別のシステムには存在しない取引先や、一つのシステム内で重複しているマスタが見つかることもあります。

基幹システムを統合する際は、単純にすべてのデータを集めればよいわけではありません。
どのマスタを基準にするか、重複をどのように整理するか、既存コードを残すかを企業側で判断する必要があります。

複数システムで管理される取引先マスタとは

取引先コードは、得意先や仕入先をシステム上で識別するための番号や文字列です。
業務ごとに異なるシステムを導入してきた企業では、同じ会社であっても、販売システムと会計システムで別々のコードが付いていることがあります。

たとえば、販売システムでは販売先として登録し、会計システムでは請求先や債権計上先として登録します。各システムで管理する役割が異なるため、コードも別々に設定されている場合があります。
コードが異なるからといって、別会社とは限りません。会社名、住所、利用部門、取引内容、関連する伝票などを確認し、同じ対象を示しているかを判断します。

また、販売先と請求先が別会社であるケースもあります。
コードを統一する前に、業務上の関係を把握することが重要です。

マスタを比較した際に見つかる主な差分

複数システムのマスタを比較すると、さまざまな差分が見つかります。
よくあるのは、同じ取引先に異なるコードが付いているケースです。会社名の略し方や「株式会社」の位置が異なり、別の会社に見えることもあります。

一方のシステムにしか存在しないマスタもありますが、これは登録漏れではなく、特定の業務でのみ必要な取引先である可能性があります。
また、一つのシステム内で、同じ取引先が重複していることもあります。
担当者ごとに新しいコードを作成したり、会社名の変更時に新規登録したりしたことが原因として考えられます。

主な差分を整理すると、次のようになります。

• コードや会社名の表記が異なる
• 一方のシステムにしか存在しない
• 同じシステム内に重複している
• 販売先、請求先などの役割が異なる
• 住所や支払条件など、一部の情報だけが異なる

これらを一括して統合すると、別の取引先を誤ってまとめたり、必要なデータを削除したりする可能性があります。

移行元となるマスタを決める際の考え方

複数のシステムに同じ種類のマスタがある場合、どのデータを移行の基準にするかを決めます。
この基準となるデータを、正本マスタと呼ぶことがあります。

正本マスタは、登録件数だけで決めるものではありません。長期間使用してきたシステムほどデータが多い一方で、現在使っていないマスタや重複した情報が残っている可能性があります。

選定時には、次のような点を確認します。

• 現在の業務で継続して使用しているか
• 登録内容が定期的に更新されているか
• 未使用や重複データが含まれていないか
• 登録、更新の責任部門が明確か
• 移行後に必要な項目がそろっているか

一つのシステムだけでは、移行に必要な情報がそろわない場合もあります。
たとえば、販売システムには営業担当者や納品先があり、会計システムには支払条件や債権計上先があるケースです。
この場合、どちらか一方をそのまま使うのではなく、複数のマスタから必要な情報を組み合わせます。

最終的にどのデータを残すかは、実際の利用状況を把握している企業側で判断する必要があります。

既存コードを引き継ぐ際の確認ポイント

古いシステムでは、取引先や商品の分類をコードの桁に持たせていることがあります。
コードの先頭で取引先区分を表したり、商品の種類や仕入先を判別したりする運用です。

現在も担当者がコードを使って検索し、業務上の区分を判断しているなら、既存コードを引き継ぐ意味があります。
特に商品数が多い企業では、コード検索が日常業務に定着している場合があります。

一方で、コードの意味を理解する担当者が少なく、採番ルールも継承されていないことがあります。その状態で古い体系を残すと、新しい取引先や商品を登録する際に、どのコードを付けるべきか分からなくなります。

既存コードを残すか判断する際は、次の点を確認します。

• 現在も検索や分類に使っているか
• 新規登録時の採番ルールを説明できるか
• 外部システムとの連携に利用しているか
• コードを変更した場合の影響を確認できるか

コードに持たせていた情報を、移行後は個別の項目として管理できる場合もあります。

以前の仕組みをそのまま再現するのではなく、現在の業務に必要かという視点で判断します。

未整理のマスタが移行工程へ与える影響

マスタ統合を始める前に、企業側で移行対象と判断方法を整理します。
少なくとも、次の内容を決めておく必要があります。

• どのシステムのマスタを基準にするか
• 重複マスタのどちらを残すか
• 一方にしかないマスタを移行するか
• 既存コードを継続するか
• 移行後の登録、更新を誰が担当するか

これらが決まっていないと、データ移行の準備を進められません。
要件定義や移行準備の途中で企業側の確認が必要になり、判断が遅れると、データ加工、移行テスト、内容確認にも影響します。

複数システムの情報を共通化する選択肢の一つが、SAP Business One のような ERP です。
決定した正本マスタやコード体系をもとに、販売・購買・在庫・会計で利用する共通マスタへの移行を検討できます。

まとめ

複数システムの取引先マスタを統合する際は、コードの一致だけで同じ取引先かどうかを判断できません。一方にしかないマスタや、同一システム内の重複も、利用目的や関連伝票を確認して整理する必要があります。

正本マスタは登録件数ではなく、現在の利用状況、データの正確性、更新責任、必要な項目がそろっているかを見て選びます。既存コードも、現場での検索方法や外部システムへの影響を踏まえて判断することが重要です。

SOLPACは、決定した移行対象、正本マスタ、コード体系をもとに、SAP Business One へのデータ移行を支援します。
複数システムのマスタをどのように統合するか、既存コードをどこまで引き継ぐか判断に迷う場合は、SOLPACへご相談ください。

よくある質問（FAQ）

Q1. 取引先コードが異なる場合は別の会社ですか

A. 同じ会社がシステムごとに異なるコードで登録されている場合があります。会社名だけでなく、住所、利用業務、関連伝票などを確認します。

Q2. 登録件数が最も多いシステムを正本にしてもよいですか

A. 件数が多くても、未使用データや重複が含まれている可能性があります。現在の利用状況や更新責任、登録内容の正確性を確認してから判断します。

Q3. 既存の取引先コードや商品コードは残すべきですか

A. 現在も検索や分類、外部システムとの連携に利用している場合は、継続する意味があります。採番ルールが失われている場合は、見直しも検討します。