基幹システムを長く利用していると、導入当初にはなかったExcelでの集計や別システムへの転記が増え、現在の業務全体を把握しにくくなることがあります。

システムの老朽化などをきっかけに見直しを考える場合でも、いきなり製品比較から始めるのではなく、まず現在の業務や課題を把握することが大切です。

ここでは、基幹システムの見直しを始める際に確認しておきたいポイントを紹介します。

現在の業務と目的を確認する

販売、購買、在庫、会計などの業務は、基幹システムだけで完結しているとは限りません。
Excelでの加工や別システムへの入力なども含め、実際の業務の流れを確認します。

• どの部門がどの業務を行っているか
• どのシステムやExcelを利用しているか
• 部門間でどのように情報を受け渡しているか
• 手入力や転記がどこで発生しているか

あわせて、「何のために行っている業務なのか」も確認します。
これまでの導入プロジェクトでは、担当者の交代によって作業だけが引き継がれ、Excelレポートを誰が何のために使っているのか分からなくなっていたケースもありました。

現在行っているという理由だけで新しいシステムへ引き継がず、業務の目的まで確認することが重要です。

システム外の作業や情報の分散を把握する

基幹システムを見直す際は、システムの中だけでなく、その外で行われている作業にも目を向けます。
たとえば、売上データをExcelへ出力し、営業会議用に毎月加工している場合があります。Excelを使うこと自体が問題なのではなく、「なぜシステム外で加工する必要があるのか」を確認します。

帳票についても、名称だけでは判断できません。
これまでの導入現場では、名称が似ていても抽出条件が違う帳票や、見た目は異なっていてもほぼ同じ情報を確認している資料が複数存在するケースがありました。

また、取引先や商品などの情報が、販売管理、在庫管理、会計、Excelなど複数の場所に存在する場合もあります。

この段階では正本マスタやコード体系まで決めず、まず「どこにどの情報があるか」を把握します。

基幹システムを見直す目的を明確にする

現状を確認したら、「基幹システムを変えることで何を改善したいのか」を整理します。

• 複数システムへの二重入力を減らしたい
• 販売から会計までの情報連携を改善したい
• Excelでの集計や転記を減らしたい
• 担当者しか分からない業務を減らしたい
• 老朽化したシステムを更新したい

目的が曖昧なままでは、現在の機能を新しいシステムでもすべて再現する方向に進みやすくなります。
現状の課題と優先して改善したいことを整理しておけば、製品を比較するときにも必要な機能を判断しやすくなります。

基幹業務を統合する方法も選択肢になる

業務を確認した結果、部門ごとにシステムが分かれていることや、同じ情報を何度も入力していることが課題として見えてくる場合があります。
こうした課題を見直す方法の一つが、ERPによる基幹業務の統合です。

SAP Business Oneでは、販売、購買、在庫、会計などを一つのシステムで管理できます。
ただし、ERPを導入するだけで現在の業務が自動的に整理されるわけではありません。

企業側で現状や改善したいことを整理したうえで、新しいシステムでどのような運用を行うのかを具体化していくことが重要です。

まとめ

基幹システムの見直しでは、製品比較より先に、現在の業務、システム外の作業、情報の分散状況を把握します。特に、長く続いている作業については、何をしているかだけでなく、誰が何のために行っているかを確認することが大切です。

そのうえで、自社が優先して改善したい課題を整理すると、新しい基幹システムに求める内容も明確になります。

SOLPACは、企業側で整理した現状や業務方針をもとに、SAP Business Oneの要件定義を進め、標準機能と必要な追加対応を切り分けながら導入方法をご提案します。

現在の基幹システムの見直しを検討されている場合は、SOLPACへご相談ください。

よくある質問（FAQ）

Q1. 基幹システムの見直しは何から始めればよいですか

A. 現在の業務、利用しているシステムやExcel、部門間の情報の流れを把握することから始めます。

Q2. 現在の業務はすべて新しいシステムへ移す必要がありますか

A. 必ずしもすべてを移す必要はありません。誰が何のために行っている業務なのかを確認し、今後も必要かを判断します。

Q3. マスタの統合方法まで見直しの最初に決める必要がありますか

A. 最初から決める必要はありません。まずは、どのシステムやExcelにどのような情報が存在するかを把握します。